vom 26.10.2026
Als Founders Associate / Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung unterstützt du die Gründer mit einem Umfang von ca. 2,5 Tagen pro Woche. Du übernimmst die Bereiche People & HR, Office & Operations Finance und Legal. Regelmäßige Termine vor Ort in Schwäbisch Gmünd sind dabei ausdrücklich erwünscht.
Aufgaben: Stellenausschreibungen, Active Sourcing, Bewerbermanagement und Koordination von Interviews. Vorbereitung von Vertragsangeboten, Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen. Konzeption und Begleitung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Personaladministration, Bescheinigungen und Entwürfe für Arbeitszeugnisse. Vorbereitende Lohnabrechnung in Abstimmung mit Steuerberater bzw. Lohnbüro. Zeit-, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. Aufbau von Strukturen für Performance Management, Personalentwicklung sowie Compensation & Benefits: Employer Branding und Organisation von Team-Events. HR-Reporting, HR-Compliance sowie Auswahl und Einführung von HR-Systemen. Office & Operations: Koordination von Dienstleistern, Bestellungen und Terminen. Strukturierung und Optimierung interner Abläufe. Operative Unterstützung der Geschäftsführung. Buchhaltung & Finance: Prüfung und Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Vorbereitende Buchhaltung und Zuarbeit für die Umsatzsteuervoranmeldungen. Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen. Zahlungsmanagement und Mahnwesen. Zusammenarbeit mit Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und DATEV. Legal: Koordination von Gesellschafterthemen, z.B. Gesellschafter- und Umlaufbeschlüsse sowie Gesellschafterkommunikation. Abstimmung mit unserem externen Anwalt. Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen mit Partnern und Dienstleistern. Pflege der Unternehmensdokumentation und Unterstützung bei Finanzierungsrunden.
Anforderungen: Selbstständige Tätigkeit als Freelancer/in idealerweise mit mehreren Auftraggebern. Mehrjährige Erfahrung in HR, Operations und/oder Finance, gern in Startups oder kleinen Unternehmen. Sicherer Umgang mit arbeitsrechtlichen Grundlagen und Buchhaltungsprozessen. Erfahrung mit DATEV ist ein Plus. Eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie hohe Diskretion. Hands-on-Mentalität und Freude daran, Prozesse aufzubauen. Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch.
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