vom 18.09.2026
Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung suchen wir eine selbstständig tätige virtuelle Assistenz (m/w/d), die unseren Inhaber im operativen Tagesgeschäft zuverlässig entlastet.
Aufgaben: Unterstützung bei der Organisation des Tagesgeschäfts. Bearbeitung und strukturierte Vorbereitung von E-Mails und Korrespondenz. Terminorganisation und Koordination. Recherche von Unternehmen, Ansprechpartnern und relevanten Informationen. Vorbereitung und Pflege von Kontakt- und Unternehmensdaten. Unterstützung bei CRM- und Datenpflege. Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Übersichten und Präsentationsgrundlagen. Vorbereitung von Besprechungen und Nachhalten offener Punkte. Unterstützung bei der Organisation von Projekten und Aufgaben. Durchführung allgemeiner Online-Recherchen, strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation. Unterstützung bei Angeboten, Unterlagen und administrativen Geschäftsvorgängen. Kommunikation mit Geschäftspartnern und externen Dienstleistern nach Abstimmung. Unterstützung bei LinkedIn- und allgemeinen digitalen Aktivitäten, eigenständiges Nachhalten vereinbarter Aufgaben und Fristen.
Anforderungen: Gesucht wird eine selbstständig arbeitende Persönlichkeit mit Erfahrung in virtueller Assistenz, Assistenz, Office Management, Backoffice oder vergleichbaren Tätigkeiten. Wichtig sind insbesondere: Erfahrung in administrativer und organisatorischer Unterstützung, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, professioneller Umgang mit E-Mail und geschäftlicher Korrespondenz, sicherer Umgang mit MS Office bzw. vergleichbaren Anwendungen, gute digitale Kompetenz und schnelle Einarbeitung in neue Tools, ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, selbstständiges Erkennen und Nachhalten offener Aufgaben, hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen. Fähigkeit, Informationen selbstständig zu recherchieren und übersichtlich aufzubereiten. Erfahrungen im Umfeld von Unternehmensberatung, Personalberatung, Logistik, Industrie oder mittelständischen Unternehmen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Entscheidend ist für uns weniger ein bestimmter Abschluss als die Fähigkeit, professionell, eigenständig und zuverlässig auf unternehmerischem Niveau zu arbeiten.
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