vom 23.04.2026
Prüfung, Bearbeitung und Kontrolle von Leistungsnachweisen externer Dienstleister inklusive Plausibilitätsprüfungen und Nachverfolgung von Rückfragen. Pflege und Verwaltung von zeitwirtschafts- und abrechnungsrelevanten Übersichten für ein Projektteam von ca. 50 – 100 externen Dienstleister/Lieferanten. Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen externer Ressourcen gemäß projekt- und unternehmensspezifischen Vorgaben. Übernahme von Pflege, Ablage und Aktualisierung projektbezogener Dokumentationen. Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Projektleitung, Teammitgliedern und internen und externen relevanten Schnittstellen. Strukturierung und Optimierung alltäglicher Arbeits- und Verwaltungsabläufe. Planung, Organisation und Dokumentation von Terminen, Meetings und Projektabstimmungen und Nachverfolgung offener ToDos. Organisation von Dienstreisen (insbesondere für im Ausland tätige Projektbeteiligte)
Anforderungen: Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich, z.B. als Bürokaufmann/frau, Sekretär/in, Rechtsanwalts‑ oder Notarfachangestellte/r, Projektassistent/in oder vergleichbare Qualifikation. Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz‑, Teamservice‑ oder Projektassistenzfunktionen, vorzugsweise in der Realisierungsphase von Investitions‑, Infrastruktur‑ oder Großprojekten. Erfahrung in der Zeitwirtschaft, insbesondere Prüfung, Bearbeitung und Kontrolle von Stundenzetteln externer Dienstleister. Erfahrung in der Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, idealerweise in projektbezogenen Einsatzumfeldern. Sehr gute Kenntnisse in MS Word, Excel und PowerPoint; Kenntnisse in MS Project sind von Vorteil. Kenntnisse in SAP S4 HANA (insbesondere zeit‑ oder abrechnungsnahe Module) sind wünschenswert. Branchenkenntnisse im Umfeld Offshore‑Wind, Werften, Schiffsbau oder Offshore‑Umspannplattformen (OSS) sind wünschenswert.
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