vom 01.12.2025
Algorithmen verarbeiten Millionen von Daten. Aber fühlen, fragen, führen – das bleibt menschlich. Und genau hier kommst du ins Spiel. Als zentrale Schnittstelle zwischen Teilnehmenden, Verwaltung und Geschäftsführung sorgst du für einen reibungslosen Ablauf und ein positives, professionelles Teilnehmenden-Erlebnis – digital, strukturiert und serviceorientiert.
Aufgaben: Kundenkommunikation & Administration - E-Mails bearbeiten, Anfragen beantworten, Start-Mails versenden und neue Teilnehmende betreuen. Dokumenten- und Teilnehmermanagement - Unterlagen (Lebensläufe, Verträge, Ausweise) herunterladen, prüfen, benennen und systematisch pro Teilnehmer*in ablegen. Förderanträge & Formalitäten - Anträge ausfüllen, Vollmachten und Begründungen erstellen, Follow-ups durchführen. Qualitätsmanagement & Kontrolle - fehlende Unterschriften und Dokumente prüfen, Fehler beheben, Fristen überwachen und To-Dos dokumentieren. Bei der Erfüllung der AZAV-Anforderungen mitwirken, Unterlagen auditgerecht vorbereiten und Qualitätsnachweise pflegen. Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Termin- und Meetingvorbereitung, interne Abstimmung. Telefonische Nachfragen übernehmen, Rückfragen klären und bei zeitkritischen Phasen (z. B. vor Kursstart) flexibel unterstützen.
Anforderungen: Erfahrung im administrativen Bereich (bestenfalls AZAV). Sicherer Umgang mit Formularen und Behörden (idealerweise Bundesagentur für Arbeit). Dokumentenmanagement ist für dich kein Fremdwort. Du beherrschst CRM-Tools und bist offen für neue KI-Tools. Qualitätskontrolle und Fehlerkorrektur liegen dir im Blut. Du jonglierst mit Fristen und behältst den Überblick. Du bist sehr strukturiert, verlässlich, detailliert, methodisch. Menschenzentriertes Denken ist für dich selbstverständlich. Du bist neugierig auf KI. Positive Grundeinstellung – auch wenn's mal stressig wird. Selbstreflektiert und entscheidungsfreudig. Kommunikationsstark (schriftlich und am Telefon)
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